Le principe de minimisation signifie que le recruteur ne doit collecter que les données qui ont un lien direct et nécessaire avec le poste proposé ou l’évaluation des compétences professionnelles du candidat. Il ne doit ainsi pas collecter plus de données que nécessaire. Ce n’est qu’au moment de l’embauche, c’est-à-dire une fois qu’un candidat a été définitivement sélectionné, que l’employeur peut collecter des données supplémentaires pour accomplir les formalités d’embauche.
Le principe de minimisation dans le processus de recrutement
Lors du recrutement, le principe de minimisation exige que les recruteurs ne recueillent que les informations indispensables à l’évaluation des compétences et aptitudes professionnelles des candidats. Ce principe, établi par le code du travail, vise à protéger la vie privée des individus et à éviter toute discrimination illégale. Par conséquent, seules les données pertinentes et nécessaires pour le poste doivent être collectées.
Les informations demandées doivent permettre d’identifier le candidat le plus adapté au poste à pourvoir et de vérifier ses compétences, ses connaissances, et ses qualifications. Ce n’est qu’une fois la candidature définitivement retenue que l’employeur peut demander des données supplémentaires pour accomplir les formalités administratives obligatoires, telles que la déclaration préalable à l’embauche.
Une collecte de données excessives
Récemment, la CNIL a traité une plainte contre une société qui demandait des informations personnelles excessives et non justifiées aux candidats. La société en question sollicitait des informations telles que le lieu de naissance, la nationalité détaillée, la situation familiale, ainsi que les salaires perçus dans les précédents emplois.
La CNIL a rappelé que la collecte de ces données n’est pas justifiée dans le cadre d’un recrutement. Par exemple, des détails sur les membres de la famille, le lieu de naissance et les salaires passés des candidats ne sont pas nécessaires pour évaluer leurs compétences pour le poste. De plus, pour des postes spécifiques, une simple catégorisation de la nationalité (comme « Français », « ressortissant de l’Union européenne » ou « hors UE ») est suffisante. Seules les informations sur l’autorisation de travail pour les candidats étrangers peuvent être exigées.
La société a été mise en demeure de se conformer au principe de minimisation et de cesser la collecte de ces données excessives. Après avoir ajusté ses pratiques, la procédure de mise en demeure a été clôturée par la CNIL.
La collecte de données personnelles dans le cadre du recrutement doit être effectuée avec rigueur et respect des principes légaux pour éviter toute sanction et préserver la confidentialité des informations des candidats.
Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour obtenir des conseils sur la mise en conformité de vos processus de recrutement, n’hésitez pas à faire appel à nos experts.
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